Das Thema wird hier generell im Sinne eines Überblicks behandelt, weil es je nach Verein und/oder Vereinszweck (Sport, Politik usw.) eine andere Organisation und/oder noch zusätzliche Aufgaben der Vorstandsmitglieder braucht.
Die für die drei Vorstands-Ämter Präsident, Kassier und Aktuar gemachten Aussagen gelten also grundsätzlich für alle Vereine, sofern im Verein selbst nichts anderes festgelegt ist.
Das Vereinsrecht ist im ZGB von Artikel 60 bis und mit Artikel 79 geregelt (Stand Januar 2019): https://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/19070042/201801010000/210.pdf
Die GV ist zuoberst in der Hierarchie des Vereins
In der Hierarchie eines Vereins zuoberst ist die Generalversammlung. Und nicht der Vorstand oder Präsi.
- Die Generalversammlung beschliesst den Inhalt der Statuten und der Vereinsreglemente.
- Die Generalversammlung wählt ihre Vertretung, und das ist der Vorstand. Die Führungsarbeit wird von der Generalversammlung an den Vorstand delegiert, weil es sonst schlicht nicht möglich ist, einen Verein zu führen. Somit auch klar ist, dass nicht der Vorstand oder der Präsi der Chef des Vereins ist, sondern eben die GV.
Aufgaben/Pflichten Vorstand
Der Vorstand führt den Verein im Auftrag der GV und nach Vorgaben der Generalversammlung, Statuten und Vereinsreglemente. Der Vorstand setzt um, was die Generalversammlung beschlossen und in den Statuten und Vereinsreglementen verankert hat.
Ein einzelnes Vorstands-Mitglied hat nur die Kompetenzen, welche es im Rahmen seines Amtes als Vorstands-Mitglied, z.B. Präsident, hat.
Damit ein Vorstand effizient arbeiten kann, sollte er nicht grösser als 3 Mitglieder sein. Bei grossen Vereinen, wie politischen Parteien, sieht es natürlich anders aus. Man kann einen Grundsatz aus der Organisation anwenden: "So wenige Vorstands-Mitglieder wie möglich, soviele wie nötig."
Es bietet sich an, ein Pflichtenheft für Vorstandsämter/Ressortchefs zu machen.
Aufgaben/Pflichten Präsident
Der Präsident ist das Bindeglied zwischen der Aussenwelt des Vereins und dem Verein, der Präsident ist also verantwortlich dafür, dass der Informations-Fluss von aussen in den Verein und vom Verein gegen aussen funktioniert.
Der Präsident hat eine organisatorische und ordnende/vermittelnde Funktion gegen innen.
- Der Präsident vertritt den Verein gegen aussen, z.B. bei Ämtern, Behörden, anderen Vereinen, dem Verband usw.
- Der Präsident vertritt die Aussenwelt des Vereins gegen innen und gibt Informationen von Ämtern, Behörden, anderen Vereinen, dem Verband usw. den Mitgliedern direkt oder dem Aktuar zur Weiterleitung weiter. In der heutigen Zeit mit dem Kommunikations-Mittel "E-Mail" kein Problem.
- Der Präsident hat gegen innen eine organisatorische Funktion. Das bedeutet, dass er auch delegieren kann/sollte. Beispiele: GV, Vorstandssitzungen, Anlässe.
- Der Präsident hat gegen innen eine ordnende/vermittelnde Funktion. Er (Evt. zusammen mit dem Vorstand/GV) verhindert/beseitigt negative Gruppendynamiken und das Entstehen von negativen Gruppen, welche sich gegenseitig zu schaden versuchen.
Aufgaben/Pflichten Kassier
Der Kassier trägt die Verantwortung für alles Finanzielle, worüber er die Kompetenzen hat.
In den meisten Vereinen sind das
- Führen einer allgemein und gut verständlichen Buchhaltung, inkl. deren Vorlegen an der GV
- Zahlungen, je nach Höhe im Auftrag des Vorstands oder der GV
- Fordert die Mitgliederbeiträge ein
- Er erstellt, evt. in Zusammenarbeit mit Vorstandsmitgliedern/Ressortchefs das Budget, und legt es der Generalversammlung vor
Aufgaben/Pflichten Aktuar
Der Aktuar ist sozusagen das Sekretariat.
- Der Aktuar führt die Mitglieder-Verwaltung
- Da der Aktuar die Mitglieder-Verwaltung führt, verschickt der Aktuar auch die Korrespondenz an die Mitglieder, z.B. die Rechnungen für die Mitglieder-Beiträge, evt. zusammen mit den Einladungen zur GV inkl. z.B. Anträgen an die GV usw. In der heutigen Zeit idealerweise nach Möglichkeit per E-Mail.
- Der Aktuar führt die Protokolle von Vorstands- und anderen Sitzungen und der Generalversammlung, wobei ein Beschlussfassungs-Protokoll bei einem normalen Verein vollauf genügt.
Vorstandsamt oder Ressortchef?
Es gibt die Möglichkeit, dass ein Mitglied des Vorstands gleichzeitig auch noch ein Ressortchef ist. Dann hat er ausserhalb der klassischen Vorstands-Ämter Aktuar, Kassier und Präsi, eine Aufgabe.
Nachfolgend wird die andere Möglichkeit behandelt, in welcher der Ressort-Chef nicht Mitglied des Vorstands ist.
Damit der Verein einfach führbar und z.B. die Organisation und der Ablauf der Vorstandssitzungen auch einfach sind, bietet es sich an, den Vorstand auf lediglich Kassier, Aktuar und Präsident zu beschränken. Siehe oben.
Zusätzlich nötige Ämter werden mittels Ressort-Chefs besetzt.
Aufgaben/Pflichten Ressortchefs
Ein Ressortchef hat ein Amt inne, das auf Grund seines Ausmasses am Besten von 1 oder mehreren Personen besetzt ist. Die Vereinsmitglieder (Dazu gehören auch die Mitglieder des Vorstands, ob in ihrer Funktion als Vorstands-Mitglied oder nicht) haben dann einen Ansprechpartner und jemanden, der sich um die Sache kümmert. Der Ressortchef hat eine Aufgabe, welche dem Verein dient. Deswegen muss er aber nicht im Vorstand sein.
Der Vorteil für den Ressortchef ist, dass er nicht im Vorstand ist, und somit auch nicht an jeder Vorstandssitzung teilnehmen muss.
Vorstands-Sitzung und erweiterte Vorstands-Sitzung
Wenn man sich dazu entschieden hat, einen Vorstand und Ressortchefs (sind in diesem Fall nicht im Vorstand), zu haben, ist es trotzdem notwendig, in einem geringen Mass die Ressortchefs in die Vorstands-Sitzungen einzubeziehen. Das wäre dann eine erweiterte Vorstandsitzung.
Eine erweiterte Vorstandssitzung findet statt, wenn der Vorstand oder jemand aus dem Vorstand oder ein Ressortchef dies möchte.
Es macht sicher auch Sinn, 1 oder 2 erweiterte Vorstandssitzungen pro Jahr oder Saison fest in den Termin-Plan der Vorstands-Sitzungen einzuplanen.
Pflichtenheft für Vorstandsämter/Ressortchefs
Es bietet sich sehr stark an, ein Pflichtenheft für Vorstandsämter und Ressortchefs zu erstellen. Glasklare Regelungen von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen, bzw. lediglich der Aufgaben, sorgen nämlich für gute Beziehungen.
In einem Pflichtenheft werden die obgenannten Aufgaben/Pflichten der Vorstandsmitglieder und Ressortchefs detailliert beschrieben.
Weiterführende Links :-) Interessant, wie seriös Vereine sein können!
https://www.google.com/search?client=firefox-b&q=pflichtenheft+vorstandsmitglieder
Weiterführende Links
Nachfolgend einige Links, in welchen alles detaillierter beschrieben ist, und woraus ich auch Informationen genommen habe:
https://hsk-info.ch/index.php/ch-bs/elternverein/vorstandsmitglieder-und-ihre-aufgaben
https://www.ktipp.ch/artikel/d/10-fragen-zum-vereinsvorstand/
https://www.vitaminb.ch/
Januar/Februar 2019
